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As videoconferências se tornaram parte importante da rotina de trabalho, no entanto, nem sempre é fácil tornar essas reuniões online práticas e realmente produtivas. Para fugir dos erros e aproveitar melhor o tempo, o especialista em gestão de pessoas e liderança, Francisco Almeida, traz cinco dicas indispensáveis. 

Planeje as etapas da sua reunião

Não importa se a reunião é presencial ou online, é essencial pensar em cada uma de suas etapas. “Precisamos de um esqueleto, com uma introdução motivada e que traga interesse, um conteúdo que abasteça as pessoas e as torne produtivas, e uma excelente conclusão. Se a introdução não for boa, você não vai chamar a atenção das pessoas e o assunto não vai render. Outro ponto essencial é ter um assunto válido e saber o objetivo dessa reunião, porque muita gente está reclamando de um excesso de encontros online desnecessários, que poderiam ser resolvidos rapidamente com mensagens e sem interferir tanto no cronograma de trabalho”, explica. 

Incentive a participação

Uma videoconferência com apenas uma pessoa falando se torna maçante e ainda cria aquela sensação de que tudo poderia ser exposto em um e-mail – um erro clássico, e que precisa ser contornado. “Sem troca não é uma reunião. Temos que influenciar os participantes a tirarem dúvidas, debater os pontos e ter de fato uma comunicação. Se ao final ninguém participou, é provável que tenha acontecido algum problema na condução e que as pessoas não tenham sentido abertura para falar. Se couber no assunto, tente pedir opiniões, perguntar se existe alguma dúvida e chamar integrantes para contarem um pouco sobre como estão conduzindo o trabalho”, indica. 

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Reforce as regras de “etiqueta”

As suas videoconferências costumam virar uma bagunça, com pessoas falando ao mesmo tempo ou com muitas distrações? Então vale enviar aos colegas de trabalho as regrinhas básicas para o bom funcionamento de uma reunião online: ligar o vídeo em um ambiente clean, usar fones de ouvido para evitar barulhos em excesso, desativar o microfone sempre que não estiver falando e testar a conexão com a internet alguns minutos antes do horário programado. 

Seja rápido

Se as reuniões longas já eram estressantes e cansativas no dia a dia normal de uma empresa, no home office elas são ainda mais difíceis de aguentar. “Precisamos entender que em videoconferências nós disputamos a atenção com muitas coisas, e as pessoas acabam se cansando mais rapidamente. É importante ser muito direto, concreto e específico, e levar no máximo 10 minutos para cada assunto. Ou seja, se vai ter três pontos a tratar, o tempo total não deve passar de 30 minutos. Acima disso, os participantes começam a perder o foco e a reunião deixa de ser produtiva”, esclarece.

Inove a comunicação

Quer deixar os participantes ainda mais focados? Então vale focar na técnica de storytelling: “Esse é um método muito utilizado por professores e palestrantes, e significa contar uma história, ou seja, conectar o que você está falando com algum exemplo real ou história interessante. Isso atrai muito a atenção das pessoas, e em uma videochamada, onde você está concorrendo com vários fatores externos, é algo bastante interessante.Se a ideia é falar do aumento da porcentagem de vendas, por exemplo, você pode trazer uma história de um vendedor que tenha feito isso de maneira interessante ou mesmo de um filme, mostrando o caminho para esse aumento através dessa narrativa”.